Gerade jetzt landen die Betriebskostenabrechnungen für 2025 in den Briefkästen, und es ist das erste Jahr, in dem die reformierte Grundsteuer voll in die Abrechnungen einfließt. Wer den Brief erst nach dem Jahreswechsel erhält, muss eine Nachforderung nach § 556 Absatz 3 BGB in aller Regel nicht mehr begleichen. Für Haushalte mit knappem Budget geht es dabei oft um mehrere hundert Euro.
Der Stichtag für das Abrechnungsjahr 2025
Das Gesetz verpflichtet Vermieter, einmal jährlich über die geleisteten Vorauszahlungen abzurechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Bei einem kalenderjährlichen Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 endet diese Frist am 31. Dezember 2026. Kommt die Abrechnung später, ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen.
Entscheidend ist allerdings der tatsächlich abgerechnete Zeitraum, nicht die Jahreszahl im Betreff. Rechnet ein Vermieter etwa vom 1. Juli 2024 bis 30. Juni 2025 ab, war die Frist bereits am 30. Juni 2026 abgelaufen. Auch ein Auszug verkürzt die Frist nicht: Wer im Frühjahr 2025 ausgezogen ist, kann noch bis Ende 2026 eine wirksame Abrechnung für die anteiligen Monate erhalten.
Zugang zählt, nicht Absendedatum
Viele Vermieter verschicken die Abrechnungen in den letzten Dezembertagen. Ein auf den 29. Dezember datiertes Schreiben kann trotzdem verspätet sein. Rechtlich maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, also der Moment, in dem der Brief im Briefkasten liegt und unter gewöhnlichen Umständen mit einer Leerung zu rechnen ist. Weder Briefdatum noch Poststempel ersetzen diesen Zugang. Ein Einwurf spät am Silvesterabend gilt deshalb nicht automatisch als fristgerecht.
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Im Streitfall trägt der Vermieter die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang. Umgekehrt verschafft es Mietern keinen Vorteil, einen pünktlich zugestellten Brief erst nach Neujahr zu öffnen.
Neues BGH-Urteil: Grundsteuer als Sonderfall
Ausgeschlossen ist die Nachforderung nur dann, wenn der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat. Pauschale Hinweise auf organisatorische Probleme genügen nicht. Ein anerkannter Ausnahmefall ist ein Grundsteuerbescheid, der erst nach Fristablauf ergeht.
Diese Ausnahme hat der Bundesgerichtshof im Mai 2026 weiter präzisiert. Mit Urteil vom 20. Mai 2026, VIII ZR 6/24 entschied das Gericht: Legt der Vermieter gegen die Grundlagenbescheide einer Grundsteuerfestsetzung Einspruch ein, beginnt die Frist für die nachträgliche Abrechnung erst, wenn das Einspruchsverfahren abgeschlossen ist oder feststeht, ob und in welchem Umfang sich der Grundsteuerbescheid noch ändert. Die Nachforderung muss im Regelfall innerhalb von drei Monaten erhoben werden, nachdem das Abrechnungshindernis weggefallen ist.
Brisant ist das, weil die Grundsteuer seit 2025 nach neuen Regeln erhoben wird und zahlreiche Eigentümer gegen ihre neuen Bescheide Einspruch eingelegt haben. Für Mieter heißt das: Eine spätere Nachberechnung der Grundsteuer kann zulässig bleiben. Sie öffnet aber keine Hintertür für alle übrigen Kostenpositionen. Heizung, Wasser oder Hausmeister lassen sich damit nicht nachträglich retten.
Reform des Mietrechts lässt die Frist unangetastet
Parallel läuft im Bundestag die Mietrechtsreform „Mietrecht II“. Der Regierungsentwurf zur Änderung des Rechts der Wohn- und Geschäftsraummiete war am 14. Oktober 2026 Gegenstand einer öffentlichen Anhörung im Rechtsausschuss, wie der Deutsche Bundestag dokumentiert. Die zweite und dritte Lesung, der zweite Durchgang im Bundesrat und die Verkündung stehen noch aus. Inhaltlich geht es vor allem um Indexmieten, möblierte Wohnungen, Kurzzeitverträge, die Schonfristzahlung und die Modernisierungsumlage. Die zwölfmonatige Abrechnungsfrist für Wohnraum bleibt davon unberührt. Für die Abrechnung 2025 gilt also das bestehende Recht.
Die wichtigsten Konstellationen im Überblick
| Situation | Rechtsfolge | Knackpunkt |
|---|---|---|
| Abrechnung 2025 geht bis 31.12.2026 zu | Nachforderung grundsätzlich möglich | Formelle und inhaltliche Prüfung bleibt nötig |
| Dieselbe Abrechnung geht im Januar 2027 zu | Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen | Ausnahme nur bei unverschuldeter Verspätung |
| Verspätete Abrechnung mit Guthaben | Guthaben muss ausgezahlt werden | Frist schützt nur den Mieter |
| Abrechnungszeitraum endet am 30.06.2025 | Frist endete am 30.06.2026 | Nicht jede Abrechnung endet zum Jahreswechsel |
| Grundsteuer wegen Einspruch noch offen | Nachberechnung kann später zulässig sein | Drei Monate nach Wegfall des Hindernisses |
| Rechtzeitige Abrechnung wird nach Fristende erhöht | Mehrbetrag grundsätzlich ausgeschlossen | Gesetzliche Ausnahmen bleiben vorbehalten |
Guthaben verfällt nicht, Zahlungsaufforderung reicht nicht
Die Ausschlussfrist wirkt nur zugunsten der Mieter. Ergibt eine verspätete Abrechnung ein Guthaben, bleibt der Rückzahlungsanspruch bestehen. Ebenso wenig erlischt die Pflicht des Vermieters, überhaupt abzurechnen. Allerdings greifen für diese Ansprüche die allgemeinen Verjährungsregeln.
Ein knapper Brief mit der Bitte, einen Restbetrag zu überweisen, wahrt die Frist nicht. Eine wirksame Abrechnung muss Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, den Anteil der Wohnung und die abgezogenen Vorauszahlungen nachvollziehbar darstellen. Nicht jeder Fehler macht die Abrechnung jedoch unwirksam: Der Bundesgerichtshof trennt formelle Mängel von inhaltlichen Fehlern. Letztere können auch nach Fristablauf korrigiert werden, ohne dass die Nachforderung dabei steigen darf (BGH, Urteil vom 19. Januar 2005, VIII ZR 116/04).
Wer eine eigentlich ausgeschlossene Nachforderung in Unkenntnis der Rechtslage bereits bezahlt hat, kann das Geld grundsätzlich zurückverlangen. Das hat der Bundesgerichtshof mit Urteil vom 18. Januar 2006, VIII ZR 94/05 entschieden.
Was das für Haushalte mit Grundsicherungsgeld bedeutet
Seit dem 1. Juli 2026 heißt die Leistung im SGB II Grundsicherungsgeld. Laut Bundesagentur für Arbeit übernimmt das Jobcenter Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung in der Regel ebenfalls, Heizkosten eingeschlossen, sofern die Wohnkosten als angemessen gelten. Nachzahlungen für Strom übernimmt das Jobcenter dagegen nicht.
Für Leistungsbeziehende hat die Frist deshalb eine doppelte Bedeutung. Eine verspätete und damit ausgeschlossene Forderung ist keine berechtigte Schuld, die das Jobcenter tragen müsste. Ein Guthaben wiederum wird mit den Unterkunftskosten verrechnet, unabhängig davon, wann die Abrechnung eingeht.
Ein Fall aus der Praxis
Herr Yilmaz findet am 5. Januar 2027 die Abrechnung für das Kalenderjahr 2025 im Briefkasten. Sein Vermieter verlangt 545 Euro und verweist darauf, den Brief am 29. Dezember 2026 zur Post gebracht zu haben. Einen Grund für die Verzögerung nennt er nicht.
Da die Abrechnung erst nach dem 31. Dezember 2026 zugegangen ist, ist die Nachforderung ausgeschlossen. Herr Yilmaz hat den Eingang notiert und widerspricht unter Hinweis auf § 556 Absatz 3 BGB. Hätte dieselbe Abrechnung ein Guthaben von 175 Euro ergeben, stünde ihm dieser Betrag trotz der Verspätung zu. Anders läge der Fall nur, wenn ein Teil der Forderung auf eine Grundsteuer entfiele, deren Höhe wegen eines laufenden Einspruchs bis dahin nicht feststand.
Häufige Fragen zur Nebenkostenfrist
Genügt es, wenn der Vermieter die Abrechnung am 31. Dezember abschickt?
Nein. Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter zugegangen sein. Das Absendedatum und der Poststempel sind dafür ohne Bedeutung.
Ist jede Nachforderung ab Januar 2027 automatisch hinfällig?
Nein. Eine rechtzeitig zugegangene Abrechnung bleibt wirksam. Bei verspäteter Abrechnung greift eine Ausnahme, wenn der Vermieter die Verzögerung nicht verschuldet hat, etwa bei einem noch offenen Grundsteuerbescheid.
Gilt die Frist auch für Gewerbemieter?
Die gesetzliche Ausschlussfrist des § 556 Absatz 3 BGB ist auf Wohnraum zugeschnitten. Bei Geschäftsräumen kommt es auf den Mietvertrag und die Rechtsprechung zum Gewerbemietrecht an.
Wie lange bleibt Zeit für Einwände gegen eine pünktliche Abrechnung?
Einwendungen gegen eine formell ordnungsgemäße Abrechnung sind grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang möglich. Die Zahlungspflicht für eine berechtigte Forderung wird dadurch allerdings nicht aufgeschoben.
Einschätzung der Redaktion
Die Ausschlussfrist ist eine der wenigen Regeln im Mietrecht, die Mietern klare und verlässliche Rechtssicherheit gibt. Umso wichtiger ist es, dass sie nicht durch die Hintertür ausgehöhlt wird. Das BGH-Urteil zur Grundsteuer ist sachlich nachvollziehbar, denn kein Vermieter kann Kosten abrechnen, deren Höhe das Finanzamt noch nicht festgelegt hat. In der Praxis birgt es jedoch das Risiko, dass Mieter noch Jahre später mit Nachforderungen konfrontiert werden, gerade in der Umbruchphase der neuen Grundsteuer. Für Haushalte mit kleinem Einkommen ist eine solche Rechnung kaum planbar. Der Gesetzgeber hätte die laufende Mietrechtsreform nutzen können, um für solche Sonderfälle eine Informationspflicht des Vermieters innerhalb der regulären Frist festzuschreiben. Diese Chance bleibt bislang ungenutzt.
Quellenangaben
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 556 Vereinbarungen über Betriebskosten
- Bundesgerichtshof, Urteil vom 20. Mai 2026, VIII ZR 6/24
- Deutscher Bundestag: Anhörung zur Mietrechtsreform am 14. Oktober 2026
