Eine hohe Nebenkostennachzahlung kann Mieter unter Druck setzen – besonders dann, wenn die vorgelegten Rechnungen Fragen offenlassen. Der Bundesgerichtshof hat klargestellt: Wer eine Betriebskostenabrechnung prüfen will, darf nicht nur Rechnungen, sondern grundsätzlich auch die dazugehörigen Zahlungsbelege einsehen. Das Urteil vom 9. Dezember 2020 schützt Mieter davor, eine Nachforderung bezahlen zu müssen, obwohl die verlangte Belegeinsicht noch verweigert wird.
Rechnungen allein können für die Prüfung zu wenig sein
Die Betriebskostenabrechnung soll nachvollziehbar machen, welche umlagefähigen Kosten im Abrechnungsjahr entstanden sind und welcher Anteil davon auf die einzelne Wohnung entfällt. Betriebskosten kann der Vermieter jedoch nur verlangen, wenn dies im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde. Zudem muss bei vereinbarten Vorauszahlungen grundsätzlich jährlich abgerechnet werden. Das regelt § 556 BGB.
In der Praxis erhalten Mieter häufig nur die Abrechnung mit einzelnen Kostenpositionen – etwa für Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Hausmeister, Versicherung oder Gartenpflege. Fordern sie anschließend Unterlagen an, legt die Hausverwaltung oft Rechnungen vor. Doch eine Rechnung belegt zunächst nur, dass ein Dienstleister einen Betrag gefordert hat. Sie zeigt nicht automatisch, ob der Vermieter die Rechnung tatsächlich, vollständig oder in dieser Höhe bezahlt hat.
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👉 Jetzt als bevorzugte Quelle bei Google News speichern (⭐️ klicken)Genau hier setzt das Urteil des Bundesgerichtshofs an. Das allgemeine Kontrollinteresse des Mieters umfasst auch die Frage, ob die abgerechneten Kosten tatsächlich vom Vermieter beglichen wurden. Der BGH betont außerdem, dass Mieter kein besonderes Misstrauen und keinen konkreten Verdacht auf einen Fehler vortragen müssen, um Einsicht verlangen zu können.
BGH stärkt das Recht auf Zahlungsbelege
Im entschiedenen Fall verlangte eine Vermieterin von ihrem Berliner Mieter eine Betriebskostennachzahlung für das Jahr 2013. Sie gewährte Einsicht in Rechnungsbelege, lehnte aber die Vorlage der zugehörigen Zahlungsbelege ab. Der Mieter zahlte die geforderte Nachzahlung deshalb nicht. Das Amtsgericht gab der Vermieterin zunächst weitgehend recht, doch das Landgericht Berlin wies die Klage ab. Der Bundesgerichtshof bestätigte diese Entscheidung und wies die Revision der Vermieterin zurück.
Der zentrale Leitsatz des Urteils lautet: Das Recht des Mieters auf Einsicht in die Belege einer Betriebskostenabrechnung erstreckt sich auch auf die zugrunde liegenden Zahlungsbelege. Dazu können beispielsweise Überweisungsbelege, Lastschriftunterlagen, Quittungen oder geeignete Kontoauszüge gehören. Nicht relevante personenbezogene Daten dürfen dabei geschützt oder geschwärzt werden; entscheidend ist, dass die Zahlung der abgerechneten Position nachvollziehbar wird.
Rechtlich knüpft die Entscheidung an § 259 BGB an. Danach muss derjenige, der über Einnahmen oder Ausgaben Rechenschaft schuldet, eine geordnete Zusammenstellung vorlegen und die üblichen Belege beibringen. Für Mietverhältnisse steht das Belegeinsichtsrecht seit dem 1. Januar 2025 zudem ausdrücklich in § 556 Absatz 4 BGB: Der Vermieter muss auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege gewähren und darf sie elektronisch bereitstellen.
Nachzahlung darf vorläufig zurückgehalten werden
Der wichtigste praktische Punkt für Mieter: Wird eine berechtigt verlangte Belegeinsicht verweigert, besteht gegenüber der Betriebskostennachforderung ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht. Das bedeutet nicht, dass die Forderung endgültig entfällt. Die Nachzahlung muss aber zunächst nicht geleistet werden, solange der Vermieter oder die Hausverwaltung die geschuldeten Unterlagen nicht zugänglich macht. Grundlage ist der Grundsatz von Treu und Glauben aus § 242 BGB.
Das Urteil ist keine Einladung, jede Nebenkostennachzahlung pauschal zu verweigern. Mieter sollten die Belegeinsicht gezielt und nachweisbar verlangen – am besten schriftlich und mit Bezug auf die konkrete Betriebskostenabrechnung. Wer lediglich erklärt, er wolle „erst einmal nicht zahlen“, ohne Einsicht zu verlangen oder ohne nachvollziehbaren Bezug zur Abrechnung, kann unnötige Risiken eingehen.
Ein typischer Fall: Eine Mieterin erhält eine Nachforderung von 780 Euro, darunter eine auffällig hohe Position für Gartenpflege. Sie bittet die Hausverwaltung um Einsicht in Rechnung, Vertrag und Zahlungsnachweis. Wird die Rechnung gezeigt, der Zahlungsbeleg aber trotz Verlangens verweigert, darf sie die Nachzahlung nach der BGH-Rechtsprechung vorläufig zurückhalten, bis die Belegeinsicht ermöglicht wurde. Ob die Position am Ende tatsächlich falsch ist, ist dafür zunächst nicht entscheidend.
Zahlungsbelege sind bei jeder Abrechnungsmethode wichtig
Der BGH hat ausdrücklich klargestellt, dass der Anspruch nicht nur bei einer bestimmten Abrechnungsmethode gilt. Bei Betriebskosten wird unterschieden zwischen dem Leistungsprinzip und dem Abflussprinzip. Beim Leistungsprinzip zählt im Kern, wann die Leistung erbracht wurde; beim Abflussprinzip kommt es darauf an, wann der Vermieter die Rechnung bezahlt hat.
Gerade beim Abflussprinzip sind Zahlungsbelege für die Kontrolle besonders wichtig. Denn hier kann der Zeitpunkt der Zahlung darüber entscheiden, ob ein Betrag überhaupt in die jeweilige Abrechnung aufgenommen werden durfte. Der BGH ging jedoch noch weiter: Auch wenn nach dem Leistungsprinzip abgerechnet wird, besteht ein berechtigtes Interesse an der Einsicht in vorhandene Zahlungsbelege. Sie können zeigen, ob eine Rechnung beglichen wurde, ob ein Nachlass berücksichtigt wurde oder ob Rückfragen zu einer Kostenposition nötig sind.
Das Gericht stellte zudem klar, dass eine Belegeinsicht auch der Aufdeckung bloßer Versehen dient. Mieter müssen also nicht erst einen Betrugsvorwurf erheben oder konkrete Manipulationen beweisen. Gerade bei komplexen Abrechnungen mit vielen Wohnungen, Dienstleistungsverträgen und unterschiedlichen Umlageschlüsseln ist die Belegprüfung ein normaler Teil der Kontrolle.
So sollten Mieter jetzt vorgehen
Nach Zugang einer Betriebskostenabrechnung sollten Mieter zunächst prüfen, ob die Abrechnung fristgerecht zuging, verständlich aufgebaut ist und die wesentlichen Angaben enthält. Vermieter müssen eine Nachforderung grundsätzlich spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Umgekehrt müssen Mieter Einwendungen grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben.
Für die Belegeinsicht empfiehlt sich ein kurzes, schriftliches Verlangen. Darin sollten Mieter die Abrechnung, den Abrechnungszeitraum und die gewünschten Unterlagen konkret benennen. Neben Rechnungen können insbesondere Zahlungsnachweise, Verträge, Gebührenbescheide, Ableseprotokolle oder Unterlagen zu einzelnen Kostenarten relevant sein. Welche Positionen umlagefähig sein können, ergibt sich aus § 2 BetrKV.
Eine mögliche Formulierung lautet: „Bitte ermöglichen Sie mir Einsicht in sämtliche der Betriebskostenabrechnung für das Jahr [Jahr] zugrunde liegenden Belege. Dies umfasst insbesondere die Rechnungen sowie die dazugehörigen Zahlungsbelege zu den auf mich umgelegten Betriebskosten. Bitte schlagen Sie mir innerhalb von 14 Tagen einen Termin vor oder stellen Sie die Unterlagen elektronisch bereit.“
Wichtig ist: Die gesetzliche Einwendungsfrist läuft weiter. Mieter sollten daher nicht bis kurz vor Fristende warten. Wenn die Belegeinsicht verzögert oder verweigert wird, sollte dies dokumentiert und innerhalb der Jahresfrist zumindest vorsorglich schriftlich gerügt werden. Bei hohen Nachforderungen oder streitigen Einzelpositionen kann eine Beratung bei einem Mieterverein oder einem Fachanwalt für Mietrecht sinnvoll sein.
FAQ
Muss der Vermieter Zahlungsbelege immer herausgeben?
Der Vermieter muss auf Verlangen Einsicht in die der Betriebskostenabrechnung zugrunde liegenden Belege gewähren. Nach dem BGH gehören dazu neben Rechnungen auch die vorhandenen Zahlungsbelege zu den umgelegten Kosten.
Muss ich einen konkreten Fehler nachweisen?
Nein. Nach der Entscheidung des BGH reicht das allgemeine Interesse aus, die Betriebskostenabrechnung kontrollieren zu können. Ein konkreter Verdacht, besondere Zweifel oder ein Misstrauen gegen den Vermieter müssen nicht dargelegt werden.
Darf ich die Nebenkostennachzahlung sofort verweigern?
Wenn der Vermieter eine berechtigt verlangte Belegeinsicht verweigert, dürfen Sie die Nachzahlung vorübergehend zurückhalten. Die Zahlungspflicht kann nach gewährter Einsicht aber wieder bestehen, falls die Abrechnung inhaltlich korrekt ist.
Kann die Hausverwaltung Belege digital bereitstellen?
Ja. § 556 Absatz 4 BGB erlaubt dem Vermieter ausdrücklich, die Belege elektronisch bereitzustellen. Die digitale Bereitstellung kann den Zugang zur Prüfung erleichtern, sofern die relevanten Unterlagen vollständig und nachvollziehbar sind.
Fazit
Das BGH-Urteil VIII ZR 118/19 bleibt für Betriebskostenabrechnungen von großer Bedeutung: Mieter müssen sich nicht auf Rechnungen allein verweisen lassen. Sie dürfen auch prüfen, ob die abgerechneten Beträge tatsächlich gezahlt wurden. Wer eine hohe Nachforderung erhält, sollte deshalb fristgerecht Belegeinsicht verlangen, Zahlungsbelege ausdrücklich einbeziehen und die eigene Reaktion schriftlich dokumentieren.
Quellen
- Bundesgerichtshof: Urteil vom 9. Dezember 2020, VIII ZR 118/19
- § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten
- § 259 BGB – Umfang der Rechenschaftspflicht
- § 2 Betriebskostenverordnung
