Mieter müssen eine verspätete Nebenkostenabrechnung in der Regel nicht mehr zahlen, wenn der Vermieter die gesetzliche Zwölf-Monats-Frist überschreitet – Nachforderungen sind dann rechtlich verfallen. Nur in seltenen Ausnahmefällen, etwa bei extrem verspäteten Abrechnungen von Energieversorgern oder Steuermessbescheiden, kann der Vermieter trotz Fristablauf noch Geld verlangen.
Wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt
Für die meisten Mietverträge gilt: Der Vermieter muss einmal im Jahr über die geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen abrechnen. Der Abrechnungszeitraum umfasst dabei meist ein Kalenderjahr, etwa vom 1. Januar bis 31. Dezember.
Nach Ende dieses Zeitraums beginnt eine starre Ausschlussfrist von zwölf Monaten, in denen die Abrechnung beim Mieter eingehen muss. Entscheidend ist nicht das Datum auf dem Schreiben, sondern der tatsächliche Zugang im Briefkasten oder per Mail.
So hart ist die 12-Monats-Grenze
Verpasst der Vermieter diese Frist, verliert er seinen Anspruch auf Nachzahlung aus dieser Nebenkostenabrechnung. Juristen sprechen von einer Ausschlussfrist nach § 556 Absatz 3 BGB – der Anspruch geht unter, statt nur zu verjähren.
Für Mieter bedeutet das konkret: Kommt die Abrechnung z.B. für 2024 erst im Januar 2026, muss eine geforderte Nachzahlung nicht mehr beglichen werden. Ein vorhandenes Guthaben bleibt davon jedoch unberührt und ist trotz verspäteter Abrechnung auszukehren.
Was gilt bei pünktiger Abrechnung?
Trifft die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig ein, wird eine Nachzahlung in der Regel innerhalb von etwa 30 Tagen fällig, sofern der Vermieter keine andere, angemessene Zahlungsfrist setzt. Wer diese Frist ohne Rücksprache verstreichen lässt, kann in Zahlungsverzug geraten – bis hin zur Kündigung bei hohen Rückständen.
Gleichzeitig haben Mieter nach Zugang der Abrechnung ebenfalls zwölf Monate Zeit, Einwendungen gegen die Berechnung zu erheben. Wer diese Frist verpasst, bleibt häufig trotz möglicher inhaltlicher Fehler zur Zahlung verpflichtet.
Die seltenen Ausnahmen für Vermieter
Die klare Regel: Zu spät ist zu spät – aber das Gesetz kennt eine wichtige Ausnahme. Kann der Vermieter beweisen, dass er die verspätete Abrechnung nicht zu verantworten hat, darf er unter Umständen trotzdem noch nachfordern.
Solche Fälle liegen etwa vor, wenn:
- der Energieversorger Verbrauchs- oder Abrechnungsdaten extrem verspätet liefert.
- ein Grundsteuer- oder Gebührenbescheid der Behörde erst lange nach Ablauf des Abrechnungszeitraums eintrifft.
- außergewöhnliche Umstände (z.B. behördliche Verzögerungen) die Erstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung unmöglich machen.
Allerdings legen die Gerichte die Anforderungen streng aus: Der Bundesgerichtshof entschied bereits, dass sich Vermieter nicht einfach auf eine trödelnde Hausverwaltung herausreden dürfen. Wer die Verspätung hätte verhindern können, verliert seinen Anspruch auf Nachzahlung endgültig.
So reagieren Mieter richtig
Mieter sollten das Datum des Abrechnungszeitraums und den Zugangstag der Abrechnung genau prüfen und dokumentieren. Steht fest, dass die 12-Monats-Frist abgelaufen ist, kann eine geforderte Nachzahlung schriftlich unter Hinweis auf § 556 Absatz 3 BGB verweigert werden.
Trotzdem lohnt sich ein genauer Blick: Ist die Abrechnung fristgerecht, aber inhaltlich fehlerhaft, kann sie zwar korrigiert werden – allerdings nicht mehr zu Lasten des Mieters, wenn die Ausschlussfrist bereits abgelaufen ist. In Zweifelsfällen hilft eine unabhängige Prüfung, etwa durch Mietervereine oder spezialisierte Dienstleister.
