Die jährliche Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter spätestens innerhalb des Folgejahres stellen. Die Nebenkostenabrechnung für 2023 muss also spätestens am 31.12.2024 jedem Mieter zugegangen sein. Andernfalls besteht für den Mieter keine Pflicht zur Zahlung einer etwaigen Nachforderung.
Unzulässige Abrechnungsmethoden, falsche Verteilschlüssel, überschrittene Fristen, eine Nebenkostenabrechnung ist nicht immer korrekt, ja, man kann sagen, oftmals auch falsch.
In nachfolgendem Artikel zeigen wir häufige Fehler der Betriebskostenabrechnungen und geben Hinweise, auf welche Punkte sie bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung achten sollten.
Häufige Fehler einer Nebenkostenabrechnung
Die Gebühren für die Müllabfuhr können auf den Mieter umgelegt und in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden.
Eine Nebenkostenabrechnung (Betriebskostenabrechnung) weist häufig folgende Fehler auf:
– Frist zur Erstellung der Abrechnung wurde vom Vermieter nicht eingehalten
– Nebenkosten werden abgerechnet, die nicht abgerechnet werden dürfen
– Nebenkostenabrechnung hat formelle Fehler
– Umlageschlüssel bzw. Verteilschlüssel ist faslsch
– Wirtschaftlichkeitsgebot wurde bei Nebenkosten nicht eingehalten
Tipp 1: Nebenkostenabrechnung formell richtig?
Schauen wir uns die generelle Rechtsgrundlage der Vermieter- Nebenkostenabrechnung an. Diese findet sich in § 259 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Dort geht es um eine Rechnungslegung bzw. Rechenschaftspflicht. Um eine solche handelt es sich bei der Vermieter-Nebenkostenabrechnung. Danach muss die Abrechnung eine geordnete Zusammenstellung aller Kosten enthalten. Eine geordnete Zusammenstellung muss nach gefestigter Rechtsprechung folgenden Mindeststandard erfüllen, also folgende Angaben enthalten:
– Abrechnungszeitraum
– Wohnung, die Gegenstand der Abrechnung ist
– Absender bzw. Ersteller der Abrechnung
– Verteilschlussel
– Gesamtkosten
– einzelne Kostenpunkte
– geleistete Vorauszahlungen
– Guthaben oder Nachforderung
Nur wenn dieser Mindeststandard erfüllt ist, ist der Mieter in der Lage, die Nebenkostenabrechnung nachzuvollziehen und zu überprüfen.
Fehlen die Mindestangaben, so setzt die Nebenkostenabrechnung keine Fristen in Gang, sie ist schlicht unwirksam. Innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist kann der Vermieter eine korrekte Abrechnung erstellen, andernfalls verliert er den Anspruch auf eine mögliche Nachzahlung.
Tipp 2: Fist vom Vermieter eingehalten?
Entsprechend § 556 Abs. 3 BGB ist der Vermieter verpflichtet, die Jahresabrechnung bis spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zugänglich zu machen. Es kommt auf den Zugang beim Mieter an, also auf den Zeitpunkt, zu dem die Nebenkostenabrechnung in seinen Einflussbereich gelangt ist, also in seinen Briefkasten. Nach Ablauf der Jahresfrist hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf Nachzahlung.
Tipp 3: Abrechnungszeitraum korrekt?
Die Nebenkostenabrechnung muss sich – selbstverständlich – auf den richtigen Abrechnungszeitraum beziehen. Der Abrechnungszeitraum muss zwölf Monate betragen. Wenn der Zeitraum überschritten wird, der Vermieter etwa für 13 Monate abrechnet, ist die Nebenkostenabrechnung aufgrund dieses Formfehlers unwirksam. Nur dann, wenn der Mieter in einem Kalenderjahr weniger als 12 Monate in der Mietwohnung wohnte, darf der Abrechnungszeitraum weniger als 1 Jahr betragen. Er hat dann die Länge des Wohnzeitraums.
Tipp 4: Alle Nebenkosten umlagefähig?
Welche Nebenkosten der Vermieter abrechnen darf und auf seinen Mieter umlegen darf, ist im Mietvertrag festgelegt. Standardmietverträge beziehen sich auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Alle dort genannten Kosten, kann der Vermieter auf den Mieter umlegen. Sind hingegen im Mietvertrag einzelnen Posten (etwa Müllabfuhr, Gebäudeversicherung) abschließend aufgeführt, so muss der Mieter nur die tatsächlich genannten Positionen übernehmen.
Eine Generalklausel im Mietvertrag, etwa „sonstige Betriebskosten”, ist nicht zulässig. Alle Nebenkosten müssen konkret aufgeführt werden.
Fehlen im Mietvertrag Angaben zu den Nebenkosten und zur Nebenkostenabrechnung, so besteht keine Verpflichtung zur Zahlung derselben durch den Mieter. Der Mieter muss dann zusätzlich zur genannten Miete nur für Heizkosten und Warmwasser zahlen. Denn: Eine Umlage von Nebenkosten auf den Mieter ist vom Gesetz als Ausnahme konzipiert. Nur dann, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht, muss der Mieter die Nebenkosten zusätzlich zur Kaltmiete zahlen.
Tipp 5: Wartungskosten ja – Reparaturkosten nein
Wartungskosten können vom Vermieter im Rahmen der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden. Instandsetzungs- oder Reparaturkosten darf der Vermieter jedoch nicht abrechnen. Diese muss der Vermieter ausschließlich selbst tragen.
Tipp 6: richtiger Verteilschlüssel?
Die Umlage der Nebenkosten erfolgt nach einem Verteilschlüssel. Ein solche ist üblicherweise die Größe der Wohnung oder die Anzahl der Personen, die in der Wohnung leben, im Verhältnis zur Gesamtgröße bzw zur Gemasmtpersonenzahl des Mietobjekts. Ein Vermieter kann auch nach Wohneinheit abrechnen, also die Gesamtkosten durch die Anzahl der vorhandenen Wohnungen teilen.
Möglich ist auch nach Verbrauch abzurechnen.
Dies gilt für die sogenannten kalten Nebenkosten.
Besonderheiten ergeben sich für die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten .Hier bestimmt die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) wie der Vermieter abrechnen muss. Danach gilt: 50 bis 70 Prozent der Kosten müssen nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden. Der andere Teil darf sich nach der Personenzahl, Wohneinheit oder Wohnfläche richten. Rechnet der Vermieter anderes ab, so ist die Abrechnung nicht unwirksam, der Mieter kann jedoch eine Kürzung der Kosten um 15 % vornehmen, s. § 12 Heizkostenverordnung.
Tipp 7: Wirtschaftlichkeitsgebot bei Nebenkostenabrechnung eingehalten?
Der Vermieter muss wirtschaftlich handeln. Das gilt insbesondere bei der Nebenkostenabrechnung. So steht es in § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB. Mieter können Einsicht in die Originalbelege nehmen, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass das Wirtschaftlichkeitsgebot nicht eingehalten worden ist. Einsichtnahme bedeutet nicht, dass ein Recht auf Erstellung von Kopien gegeben ist.
Problematisch ist, wer die Beweispflicht für eine mögliche Unwirtschaftlichkeit hat. In der Regel liegt diese beim Mieter.
Tipp 8: Jobcenter übernimmt Nebenkostennachzahlung bei Bürgergeld
Bezieher von Bürgergeld können die Nebenkostennachzahlung dem Jobcenter vorlegen. Dieses übernimmt dann die Nachzahlung. Das gilt jedoch nur dann, wenn
– die Wohnung an sich angemessen ist
– die Heizkosten angemessen sind.
Das Jobcenter kann die Nebenkosten direkt an den Vermieter überweisen.
